Når du sletter en fil eller en mappe fra harddisken, slettes den ikke straks. Den gemmes i stedet i Papirkurv, indtil Papirkurv bliver tømt. (…) Når du sletter en fil fra computeren, bliver den flyttet til Papirkurv, hvor den gemmes midlertidigt, indtil Papirkurv tømmes. Det gør det muligt at gendanne de filer, du sletter ved et uheld. De filer, du gendanner, gendannes på deres oprindelige placering.
Brugsanvisning for Windows 7
Vi ved det godt. Selvfølgelig kan man slette dokumenter.
PC–brugere gør det hver dag. Papirbrugere gør det også hver dag. Intet er lettere.
Vi gør det – og embedsmænd gør det – måske også i uskyldige sammenhænge – men kommer det frem, udløser det en gysen.
Under debatten om Sundhedsministeriets e-mailsag er vi blevet mindet om det, man kaldte ”gyset i Kæremålssalen”, da det under Tamilsagen blev afsløret, at Justitsministeriets departementschef egenhændigt havde makuleret to belastende dokumenter.
Sagen om Beskæftigelsesministeriets slettede dokumenter i 2008 er lærerig og værd at tage op. Den er lærerig på den måde, at den viser, at embedsmænd virkelig kan sættes til at slette dokumenter, når ministeren er i knibe.
Den er også interessant, fordi den viser, at offentlige systemer også kan det, vor egen PC kan – dokumenter kan simpelt hen slettes og forsvinde ud af omsætningen. Men de kan også genoplives, hvis det passer os.
Og så er den vigtig, fordi den siger en hel del om ministerbetjening.
Sagsforløb
En god nyhed
I juni 2008 kommer Beskæftigelsesministeriet med en nyhed, som den daværende beskæftigelsesminister, Claus Hjort Frederiksen, er åbenlyst tilfreds med. Ministeriet udsender en pressemeddelelse, der citerer ministeren således:
Langt om længe får vi én gang for alle slået fast, at 300-timers-reglen virker efter hensigten. (…), siger Claus Hjort Frederiksen.
300-timers-reglen går ud på, at en gift kontanthjælpsmodtager ikke kan få understøttelse, hvis han eller hun ikke har haft almindeligt lønnet arbejde i mindst 300 timer inden for de sidste 2 år.
Ideen med den er at motivere kontanthjælpsmodtagere til at gøre en ekstra indsats for at komme i arbejde.
Det, der efter beskæftigelsesministerens opfattelse viser, at ordningen virker, gengives sådan i pressemeddelelsen:
Hver tredje, der har fået frakendt kontanthjælpen, er kommet i arbejde (…) Det viser ny undersøgelse fra (…) SFI. Undersøgelsen viser derudover, at knap (…) hver tredje, der har fået frakendt kontanthjælpen, har valgt at blive hjemmegående.
SFI – Det nationale forskningscenter for velfærd, der engang hed Socialforskningsinstituttet, har gennemført undersøgelsen, og centret betegner sig selv som
et uafhængigt nationalt forskningscenter under Socialministeriet.
Centrets hjemmeside fastslår også, at
SFI ønsker at være kendt for faglighed, uafhængighed, troværdighed og anvendelighed.
Derfor betoner beskæftigelsesministeren, at det er SFI, der har konstateret, at 300-timers-reglen virker. Det fremstår netop som en blåstempling af ordningen.
Det glade ministerium
Men da DR-Orienterings Jesper Tynell undersøger undersøgelsesmetoden, viser der sig at være grundlæggende problemer med de to konklusioner – som angiveligt skulle vise, at ordningen virker efter hensigten.
Undersøgelsen siger, at en tredjedel er kommet i arbejde, fordi 300-timers-reglen lukkede af for offentlige penge. Men der er en anden mulighed – nemlig at en del af dem ville være kommet i arbejde under alle omstændigheder – fordi ledigheden generelt faldt markant i undersøgelsesperioden.
Det har SFI ikke undersøgt, indrømmer forskeren bag rapporten i et interview med DR-Orientering.
Han indrømmer også, at det havde været muligt at gøre det.
Undersøgelsen viser endvidere, at næsten en tredjedel ”kalder sig selv hjemmegående”. Researchen viser, at dette tal også omfatter mennesker, der trods intensiv jobsøgning har fået afslag på kontanthjælp og herefter er tvunget til at gå hjemme uden en indkomst at leve af.
SFI-forskeren indrømmer, at der ikke er lavet en særskilt undersøgelse af denne mulighed og mener, at
det er måske en sproglig lapsus, der har sneget sig ind dér.
Problemerne med konklusionerne i SFI-rapporten fører til research i beskæftigelsesministerens mulighed for at påvirke SFIs evaluering af ministerens 300-timers-regel.
Evalueringen er blevet bestilt af Arbejdsdirektoratet, der er en myndighed under Beskæftigelsesministeriet. Aktindsigt i kontrakten mellem SFI og direktoratet viser, at der tre måneder før rapportens offentliggørelse skal afleveres et udkast til direktoratet.
En e-mail fra forskeren bag rapporten – til en anden forsker – beretter, at
Beskæftigelsesministeriet er så glade for rapporten
men da DR-Orientering begærer aktindsigt i det oprindelige udkast, er svaret, at der er tale om ”en beklagelig misforståelse”:
Der ER ikke sendt rapportudkast til Arbejdsdirektoratet før den endelige udgave af rapporten forelå.
SFIs troværdighed og uafhængighed i relation til udredninger skal være absolut, og derfor har rekvirenter af undersøgelsesrapporter netop ikke adgang til at kommentere eller korrigere i udkast.
Med hensyn til udtalelsen i [en] e–mail (…), er der tale om en løssluppen og humoristisk ment kommentar, som projektlederen skrev (…). Kommentaren er alene et udtryk for projektlederens ’fornemmelse’ af rapportens modtagelse. (…)
To måneder og en lang brevveksling senere indrømmer SFI, at der faktisk er blevet sendt
idéudkast (…) og (…) foreløbige undersøgelsesresultater
til to ansatte i Arbejdsdirektoratet. Men disse to har fået dokumenterne, fordi de er med i en følgegruppe – ikke fordi de er ansat i direktoratet. Deres tilknytning til SFI siges at være så tæt, at dokumenterne skal betragtes som interne SFI-dokumenter. Derfor er de heller ikke omfattet af retten til aktindsigt, mener SFI.
En af de to medarbejdere, der har modtaget papirerne, forklarer imidlertid, at hun sad i følgegruppen for at repræsentere direktoratet over for SFI. I en telefonsamtale siger hun:
Ja, vi har fået et udkast. Det stod der jo også i kontrakten, at vi skulle have. (…) Altså det har vi jo fået, fordi – det er jo fair nok – det var aftalen, ik’.
En aktindsigt i sagen om SFI-rapporten hos Arbejdsdirektoratet giver efter 1½ måneds ventetid indsigt i 33 dokumenter uden væsentlig betydning for vurderingen af, om ministeriet eller direktoratet har kunnet påvirke rapportens indhold.
Et dokument, der ikke findes, er det udkast til rapporten, som direktoratet har fået – og som den ansatte fortalte var kommet til direktoratet. Samtidig viser en aktindsigt i Beskæftigelsesministeriet, at direktoratet faktisk har sendt ministeriet et resumé af rapporten.
Endelig viser det sig, at der er lavet om på Arbejdsdirektoratets journalisering – den journal, der er givet aktindsigt i, er først oprettet to dage før materialet blev sendt til DR-Orientering, og papirerne er lagt ind samme dag.
Arbejdsdirektoratet indrømmer modstræbende, at det er tilfældet:
For overskuelighedens skyld blev dokumenter vedr. SFIs undersøgelse overflyttet til et nyt journalnummer.
Men det skaber stadig ikke overskuelighed over, hvilke dokumenter, der måtte være frasorteret. Så der begæres aktindsigt i den oprindelige journal, og den viser sig at være særdeles afslørende.
Der mangler 33 numre i journaloversigten, hvilket viser, at der er dokumenter, der er fjernet fra journalen.
Da dét bliver påpeget over for direktoratet, lyder svaret:
De (…) nævnte dokumenter skulle ikke journaliseres og er derfor nu slettet.
Journalen med de 33 manglende numre omfatter også 25 dokumenter, der handler om direktoratets rapport fra SFI, men som ikke er blevet udleveret, selv om de var omfattet af begæringen om aktindsigt. Da det afsløres, lyder svaret:
De nævnte dokumenter (…) er blevet journaliseret ved en fejltagelse og er nu blevet slettet.
En ny kopi af journaloversigten bekræfter, at der nu er forsvundet 58 sagsakter med bilag fra sagen.
Alle kunne se papirerne
Arbejdsdirektoratet bruger samme forklaring som SFI – de to ansatte var så tæt knyttet til SFI, mens rapporten blev skrevet, at dokumenter, de har modtaget i Arbejdsdirektoratet, stadig var interne i SFI – og derfor ikke omfattet af retten til aktindsigt.
Næste research-opgave er derfor at fastslå, om den forklaring holder. For Ombudsmandens praksis viser, at det er afgørende – i en sådan situation – om de påstået interne papirer også har kunnet ses af andre medarbejdere end dem, der deltager i en arbejdsgruppe.
Journal-oversigterne er markeret som ”Offentlig journal”, hvilket antyder, at deres indhold har været alment tilgængeligt.
Derfor bliver direktoratet anmodet om at forklare, hvem der havde adgang til SFI-papirerne, før de blev slettet. Det sker den 12. januar 2009. Og så går tiden.
Først ingen reaktion. Så beklagelser. I starten af februar kommer så et ’goddag-mand-økseskaft’-svar:
Hvem der kan få aktindsigt afhænger altid af en konkret vurdering i de enkelte tilfælde,
et helt irrelevant svar, da DR-Orientering har stillet spørgsmål om adgangen til nogle yderst konkrete dokumenter.
Spørgsmålet gentages, og igen er der ingen reaktion. Nye henvendelser afføder løfter om, at man vil ringe tilbage, hvilket ikke sker.
Da journalist Jesper Tynell ringer til den kontorchef, der sidder med sagen, og denne gang slår båndoptageren til, sker der endelig noget.
Syv timer senere kommer en e-mail, der fastslår:
Svaret er (…) at ALLE ansatte i Arbejdsdirektoratet i princippet kan gå ind og læse i alle journaliserede sager i Arbejdsdirektoratets journal, med mindre de er klausulerede.
Da direktoratet bliver spurgt, hvilken hjemmel de så har for at slette dokumenter fra direktoratets journaler, lyder svaret i en e-mail:
(…) har talt med sagkyndige i departementet, som ikke mener, der FINDES særlige regler for sletning.
Alvorlig påtale
Ombudsmanden afslutter sagen med at afvise SFIs og Arbejdsdirektoratets påstand om, at dokumenterne var interne. De var sendt til direktoratet, de indgik i direktoratets arbejde, og dermed var de eksterne og omfattet af aktindsigt.
Det udløser en række alvorlige påtaler af den måde, beskæftigelsesministerens folk har håndteret sagen på.
Den alvorligste gælder sletningen af dokumenter – som Ombudsmanden skriver til journalisten:
Jeg mener at det er meget kritisabelt at Arbejdsdirektoratet slettede dokumenterne. I den forbindelse er det min opfattelse at det er en skærpende omstændighed at sletningen skete efter at du havde anmodet om aktindsigt, og i forbindelse med direktoratets overvejelser om hvordan din aktindsigtsanmodning skulle behandles.
Derfor får Beskæftigelsesministeriet samtidig at vide, at det burde have påtalt afvisningen af aktindsigt og sletningen af dokumenter over for Arbejdsdirektoratet.
Hyper-interne dokumenter
Men mindst lige så interessante er de oplysninger, der kommer frem i Ombudsmandens afgørelse om en offentlig myndigheds mulighed for at slette dokumenter:
Direktoratet skrev bl.a. at det ikke i direktoratets ESDH–system var muligt at slette en sag som var blevet oprettet, eller slette en dokumentregistrering som var blevet journaliseret. Det gjaldt også hvis dokumentregistreringen var oprettet ved en fejl.
Hvis der skete fejljournaliseringer, blev dette derfor overført til en såkaldt ”skraldespandssag”. Der blev oprettet en sådan sag for hvert kvartal.
Der er ikke almindelig adgang til at se skraldespandssagerne i journalsystemet. Kun to bestemte medarbejdere fra journalen kan se disse sager. Andre kan hverken slå sagen op eller søge dokumentregistreringerne frem.
Direktoratet oplyste også at det ville være teknisk muligt at genskabe elektronisk backup af den tidligere journaloversigt for direktoratets j.nr. 07–119–0313.
Sagt på en anden måde – offentlige dokumenter dør ikke, de dumper simpelthen ned i en skraldespand.
Og dér kan de så ligge, til der af en eller anden grund er behov for at ’genoplive’ dem. Men mens de er der, vil det for alle andre end de direkte implicerede og ’skraldemændene’ virke som om de var slettet – eller måske snarere ’ikke-papirer’.
Man kunne måske ligefrem kalde dem ’hyper-interne’.
Vurdering
Ren politisk sag
Ministerens udelte glæde ved SFI-rapportens konklusioner understreger, at der er tale om en sag med klar politisk karakter.
300-timers-reglen blev kritiseret af både politikere og fagfolk, og understregningen af, at nu var det langt om længe, én gang for alle, slået fast, at den virkede, var en klar politisk tilkendegivelse: Ministeren er blevet betjent, og ministeren er glad – akkurat som SFI-forskeren skrev i sin mail til en anden forsker.
SFI-rapporten kunne netop bruges til at lukke munden på kritikere med – og retfærdiggøre, at man arbejdede videre af det spor, 300-timers-reglen havde lagt. Så det forekommer os sikkert, at i denne sag har der ikke blot været forventning – men en sikker viden om – at ministeren havde brug for dette stykke arbejde.
De undersøgelser, centret ikke har lavet, kan afsløres af en journalist med god indsigt i, hvordan man kan skaffe sig et retvisende billede af virkeligheden – det kræver ikke i sig selv aktindsigt.
Men det kræver aktindsigt at afsløre, at opdraggiverne har haft mulighed for at få indflydelse på rapporten, og at vise, hvad de har brugt denne mulighed til.
Det væsentligste element i den journalistiske behandling af sagen under den nye offentlighedslov ville, som vi ser det, stadig være en sammenligning mellem centrets udkast og den endelige rapport – og det kræver, at man får fat på det udkast, SFI og Arbejdsdirektoratet kæmpede så hårdt for at gemme af vejen for journalisten Jesper Tynell og offentligheden..
Et første spor er kontrakten mellem Arbejdsdirektoratet og SFI om udførelse af undersøgelsen, og der kunne under den nye lovgivning måske være mulighed for aktindsigt via den af ’kattelemmene’, vi kalder forvaltningslemmen.
Ministerbetjening gælder ikke som grundlag for at sige nej til aktindsigt i sager om indgåelse af kontraktforhold. Hvis man ved, at der laves kontrakt på SFI-undersøgelser, så må man kunne kræve aktindsigt i kontrakten.
Men det kan ikke udelukkes, at man så havner i andet et slagsmål – nemlig om, hvorvidt det ikke er omfattet af bestemmelsen om, at
retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til: (…) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
Man må tage muligheden i betragtning, eftersom Arbejdsdirektoratet i denne sag viser sig i stand til at gå langt for at undgå belastende oplysninger i at komme frem.
Men vi anser det alligevel for muligt, at kontraktens bestemmelse om, at Arbejdsdirektoratet skulle have et udkast til rapporten tre måneder før offentliggørelse ville kunne graves fra med aktindsigt – om end med forsinkelse.
Men ét er at konstatere, at Arbejdsdirektoratet skal have et udkast til planen – tre måneder før den offentliggøres – noget andet er at få fat på selve udkastet.
Som led i en ministerbetjening mener vi, at udkastet kan og vil blive unddraget aktindsigt – og det er næppe tilgængeligt via forvaltningslemmen, da det må siges at høre entydigt til i ministerens politiske arbejde.
Når det gælder dokumentlemmen er den lukket – for udkastet har i sagens natur ikke ”endelig form” – og udkast nævnes specifikt i bemærkningerne som undtaget fra aktindsigt.
Udkastet indeholder, hvad man kan kalde en faglig vurdering fra SFI. Spørgsmålet er, om det kan kaldes en ekstern faglig vurdering i betragtning af, at der er tale om en opgave, der i et eller andet omfang foretages, ikke blot for, men også med Arbejdsdirektoratet.
Dertil kommer, at Offentlighedskommissionen i forbindelse med den bestemmelse, der styrer udstregningslemmen, skriver:
Kommissionen finder anledning til at fremhæve, at de faglige vurderinger og udtalelser, som et ministerium indhenter fra et andet ministerium eller en underordnet myndighed i forbindelse med ministerbetjening, som følge af bestemmelsen i § 28, stk. 1, er interne.
Derfor anser vi det for meget lidt sandsynligt, at dele af udkastet kan fås ad denne vej.
Men er dokumentet en intern faglig vurdering, åbner det muligheden for, at vurderingslemmen kan bruges til at få aktindsigt. Men ikke længe. For forudsætningen er, at dokumentet har endelig form, og det har udkast, som tidligere konstateret, ikke.
Tilbage står, at beskæftigelsesministerens konstatering af, at 300-timers-reglen én gang for alle kan siges at fungere efter hensigten, vil kunne problematiseres – under den nye lov.
De anvendte metoder holder ikke vand, og det kan fastslås, at ministeren og hans folk har haft mulighed for at få indflydelse på undersøgelsen.
Men om de har brugt deres indflydelse – og hvordan – det ser vi ingen mulighed for at afsløre.
